Preguntas más frecuentes
¿Qué es la factura electrónica?
Es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico de la factura en papel, pero que conserva su mismo valor legal.
La factura electrónica contiene los mismos datos que la factura en papel, y va firmada electrónicamente basándose en un certificado reconocido.
La firma electrónica otorga a la factura electrónica los requisitos legales necesarios en materia de:
- Autenticidad: la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser.
- Intengridad: el contenido de la factura no ha sido alterado desde su firma.
En términos informáticos, consiste en un archivo con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguran su autenticidad e integridad.
Existen términos análogos para referirse a la misma realidad tales como factura telemática o factura digital.
Es decir, una factura electrónica no es un Pdf, ni una factura escaneada, se trata de un documento creado en el formato electrónico adecuado y completado con una firma electrónica.
TENGO un programa electrónico de facturación, ¿cómo genero y envío facturas electrónicas?
Mi programa debe estar preparado para generar las facturas en el formato estándar “Facturae”, actualmente la Versión 3.2.1.
En las facturas generadas deben incluirse obligatoriamente los códigos de la Oficina Contatable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora (códigos DIR3) del destinatario de la factura.
En el caso del Ayuntamiento de Alsasua los códigos DIR 3 que deberán incorporarse a la factura electrónica son:
| Destino | Entidad | Registro Contable | Órgano Gestor | Unidad Tramitadora |
|---|---|---|---|---|
| Ayuntamiento de Alsasua | L01310109 | L01310109 | L01310109 | L01310109 |
Las facturas generadas deberán ser firmadas electrónicamente mediante un Certificado Electrónico reconocido.
Una vez firmadas las facturas estas deberán enviarse al Ayuntamiento a través del portal.
NO TENGO un programa electrónico de facturación, ¿cómo genero y envío facturas electrónicas?
El pone a disposición de sus proveedores un sencillo programa con el que se puede generar, firmar y enviar facturas electrónicas de acuerdo a la normativa.
En este caso no es necesario indicar los códigos de Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad tramitadora (códigos DIR3), ya que éstos son asignados automáticamente por el propio programa en el momento en que el destinatario es seleccionado en la pantalla.
¿Qué ventajas me aporta la factura electrónica como proveedor?
Ahorro económico
El ahorro de costes derivado de la supresión del papel, la eliminación de los gastos de franqueo o los gastos derivados del tratamiento manual de datos son sólo algunos de los conceptos que permiten abaratar en aproximadamente 2,85 € el costo de una factura para el emisor de la misma y aproximadamente 2,86 € para el Ayuntamiento destinatario.
2,85€
Ahorro por Factura del EMISOR
| PAPEL | COSTE UNIDAD | FACTURA ELECTRÓNICA | COSTE UNIDAD |
|---|---|---|---|
| Impresión | 0,12 | Imputación de costes al proyecto | 0,05 |
| Envío (sobre, sello, correo certificado) | 2,60 | Servicios externos | 0,15 |
| Tratamiento Manual | 0,35 | Gestión | 0,2 |
| TOTAL | 3,07 | TOTAL: | 0,22 |
2,86 €
Ahorro por Factura del RECEPTOR
| PAPEL | COSTE UNIDAD | FACTURA ELECTRÓNICA | COSTE UNIDAD |
|---|---|---|---|
| Impresión | 0,12 | Imputación de costes al proyecto | 0,05 |
| Envío (sobre, sello, correo certificado) | 2,60 | Servicios externos | 0,15 |
| Tratamiento Manual | 0,35 | Gestión | 0,2 |
| TOTAL | 3,07 | TOTAL: | 0,22 |
Seguridad y Transparencia
A pesar de los miedos y las resistencias al cambio que en un primer momento podemos tener ante la obligatoriedad de la factura electrónica, no debemos perder la perspectiva de que una factura electrónica…
La emisión tradicional de facturas en papel, aunque es una realidad a la que estamos muy acostumbrados, presenta innumerables inconvenientes frente a la facturación electrónica.
Por una parte, la mayor intervención humana en los procesos lleva asociada, por condición, una mayor posibilidad de cometer errores. Y por otra, la generación de documentos físicos, su transporte y envío, su manejo dentro de las organizaciones, supone un mayor costo, una mayor lentitud y una mayor posibilidad de deterioro o extravío.
Gracias a la factura electrónioca los posibles errores humanos durante su gestión se reducen, así como la posibilidad de perdida física de la misma. El origen electrónico del documento permite la integración automática en el sistema y por tanto su contabilización, prácticamente sin intervención humana. La firma electrónica nos garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.
Simplificación de procedimientos
Durante los años 2012-2013, según un estudio realizado por Seres, organización dedicada a la implantación de servicios de intercambio de documentos electrónicos, la factura electrónica en España ha supuesto un ahorro de 458 millones de euros y más de 250.000 horas de trabajo reiterativo e improductivo para los departamentos administrativos. En lo que se refiere a la Administración Pública, únicamente en esta fase de implantacion, está previsto que la factura electrónica suponga un ahorro de 51 millones de Euros.
Ahorro de Tiempo
La simplificación de procedimientos, la mejora de la eficiencia, la comunicación entre aplicaciones informáticas, la obtención de información en tiempo real, sumado todo ello a la optimización de procedimientos implica necesariamente una reducción del tiempo de cobro de la factura.
En el caso de Ayuntamientos y Entidades Locales donde se ha implantado ya el sistema de Factura Electrónica, los periodos medios de pago se han visto reducidos notablemente, situándose en medias cercanas a los 23 días a partir de la recepción de la factura.
Beneficios Medioambientales
La supresión de la factura en papel supone menor tala de árboles, menor consumo de agua, menor contaminación y supresión del consumo energético originado por los servicios de mensajería. Éstos son algunos de los beneficios medioambientales que nos aporta la implantación de la Factura Electrónica. Cada millón de facturas equivale a más de 10.000 kilos de madera, que se suman al coste de todo el proceso de transformación de la madera en papel.
¿Cómo puedo obtener un certificado electrónico?
Certificados reconocidos
1. CERTIFICADO DE LA FÁBRICA NACIONAL DE MONEDA Y TIMBRE
A diferencia del DNIe, el certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) no requiere de dispositivos necesarios para su lectura puesto que es un certificado que se instala en el equipo.
El certificado se instala en tres fases:
1. Primera fase en la que se solicita a través del portal de la FNMT ( http://www.fnmt.es) un código necesario para posteriormente solicitarlo presencialmente en una oficina al ser un certificado es personal e intransferible.
2. Segunda fase en la que hay que desplazarse a una oficina autorizada para recoger las instrucciones necesarias para poder instalar el certificado. Localice su oficina más cercana a través del siguiente enlace.
3. Descargarse el certificado con la clave que nos han entregado “en mano” en las oficinas autorizadas. En el mismo ordenador que el paso 1.
2. DNI ELECTRÓNICO
Para poder utilizar el DNIe es necesario descargarse desde el portal web del DNIe los programas que permiten su utilización. Pero además, es necesario que el DNIe esté activado. Para ello, se requiere una contraseña que nos facilitan en la oficina de expedición del DNI. (Hay que tener en cuenta que el certificado del DNIe tiene un periodo de validez de 2 años y que una vez concluido, se debe renovar en las propias oficinas expedidoras del DNI).
En este portal web existen varios manuales y asistentes para cargar en los equipos todo el software y drivers necesarios para su correcto funcionamiento.
Legislación sobre factura electrónica
- Ley impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público
- Orden HAP/1650/2015, de 31 de julio, por la que se modifican la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
- Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
- Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.